(2018-8-30更新)

女性に人気に事務職って、どんなイメージですか?

「1日中座ってパソコンするので楽そう」

「定時で帰れるのでアフター5が充実できそう」

良いイメージを抱いて入社したが、現実とのギャップにまた転職する人も多くいます。

今回は、事務職の仕事内容や現状、事務職に就くためのコツについて解説します。

事務職の仕事内容は?

事務職

事務職といっても、会社によって仕事内容がバラバラで多岐にわたっていますが、伝票入力などの特定の仕事内容が決まっている場合と、庶務などを行う場合とに分かれています。

1.事務職の具体的な仕事は?

事務職の仕事として一般的なものは、次の仕事内容を挙げられます。

  • 受付
  • 電話・来客対応
  • 総務
  • 労務(勤怠)
  • 経理(伝票入力)
  • 備品、消耗品管理
  • データ入力・資料作成
  • 工場事務
  • 資材発注
  • 営業事務・アシスタント
  • クレーム受付・対応
  • ヘルプデスク
  • アシスタント
  • 秘書

2.事務職に求められる資格・スキルは?

事務職は、誰でも簡単にできる楽な仕事ってイメージがありますが、そんな美味しい仕事だったら、求人されずに社内で異動希望者殺到することでしょう。

実際には、事務職とはいえ次のスキルが求められます。

  1. ビジネスマナー
  2. 正しい敬語
  3. コミュニケーション能力
  4. パソコンスキル

(1)ビジネスマナー

上記の仕事内容一覧を見ていただくと、受付、営業事務、クレームなど顧客と接することが多いのが分かります。

「会社の顔・窓口」として恥ずかしくないビジネスマナーが求められます。

例えば、会議室や応接室にお客さまを通して、お茶を出したり資料を配ったりする順番を間違えたら、年配の人は立腹されることだってあるんですから。

(2)正しい敬語

事務職の定番な仕事である電話対応は、正しい敬語や適切な応対が必須ですので、敬語が自然に出ないとお客さまに不快な思いをさせてしまいます。

特に、本人は敬語だと思っていたけど、いわゆるバイト敬語のような間違った使い方をしていたら事務職だって務まりません。

関連記事:「ビジネスで使うと恥をかく!会社でよく耳にする間違い敬語10選

(3)コミュニケーション能力

「事務職にコミュニケーション能力はいらないのでは?」と思う人もいるかと思いますが、上記の仕事内容一覧では、どの仕事でも顧客や取引先、または、社内の人たちと接する仕事ばかりです。

中には、黙々と1日中データ入力などを行う場合がありますが、そういう仕事は少数派で、正社員を雇って行う仕事ではなく、仮にそのような仕事に就いたとしても、事務職としてキャリアを積むことはできないでしょう。

(4)パソコンスキル

パソコンスキルも、次の基本操作が求められます。

  • 文字入力
  • メール
  • Excel・Wordなど
  • 新しい機能に抵抗が無いこと

会社によっては、独自システムやアプリケーションを使っていることもあるので、「新しいことを覚えたり使うことに抵抗が無い」ことが求められ、いろいろとチャレンジする好奇心があった方がいいでしょう。

事務職の求人は?

それでは、転職する場合に事務職の求人にはどんな傾向があるでしょうか?

1.未経験可が多い

事務職の求人には「未経験可」が多いのが特徴です。

これは、事務職の応募者に20代が多く、企業も多様な人材を集めたい、または、中途半端な経験者よりは未経験をゼロから教える方が教えやすいといったニーズがあるからです。

2.事務職は特別に楽ではない

ただし、冒頭の「1日中座ってパソコンするので楽そう」、「定時で帰れるのでアフター5が充実できそう」を期待して転職しても、実際にはそんな甘い世界ではありません。

例えば、受付や電話・来客対応では、紳士的な人ばかりの相手をする訳でなく、好ましくない人を相手にすることもあり、対応を誤ればクレーム問題になることもあります。

また、社内にも嫌な上司や先輩など人間関係が付きまといますし、人間は悪くないけど、仕事が細かすぎる人もいますので、事務職が特別に良い仕事ということはありません。

3.小さい会社では、ひとりで何役も行うことも

知り合いの工場事務をしている人は、工場で働いている数十人の従業員の出退勤や休暇管理に昼食・夜食の手配、さらには、工場で使う備品の発注、その他工場の庶務などを1人で行っており、「備品が切れたのですぐ買って!」とわがまま言われたり、休暇届を前日の夕方に出されたので、急いで食事の手配数を変更したりと、周りに振り回されながら、毎日のように残業しています。




事務職への転職はライバルが多い

事務職は女性に大人気なので、1件の求人に多くの応募者が集まりますので、応募書類で次の2つの内容をしっかりアピールで、他の応募者に差を付けないと、書類選考すら通過できません。

1.志望動機は、どうやって会社に貢献できるかを書く

事務職への応募で成功するコツは、「志望動機」を企業の人事や採用担当者が見て、なるほどと思わせる工夫が必要です。

応募しようとしている企業の求人票やホームページなどをよく読んで、事務職の具体的な仕事内容を調べ、その中で、今までの経験が少しでも役立ちそうなところを、アピールしましょう。

販売職の経験があり、受付や電話・来客対応の仕事に応募するなら、こんな志望動機でしょうか。

【志望動機(例)】

「販売職では、笑顔で丁寧な対応がお客様から評価いただき、顧客アンケートで上位表彰されたことがあるので、貴社でもお客様から評価いただける対応で、イメージアップに貢献したい。」

2.コミュニケーションや面倒見の良さなど内面で勝負

事務の仕事は、電話や来客などの顧客対応や、勤怠や伝票処理、発注など正確な仕事が要求される場合が多く、パソコンなどのスキルをアピールするよりは、コミュニケーション能力や正確な仕事が出来ること、面倒見の良さなどをアピールする方が、企業としては安心して採用できます。

スキルがあるが仕事が雑な人よりは、スキルが無くても人間の内面が良い人が好まれる傾向があります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

事務職の仕事は、楽なのか楽でないのかは、入社した会社次第で、大企業の方が楽な可能性が高いと思われます。

また、事務職はひとりで何役の仕事を行う会社もあり、そういう会社では代役がいなくて休暇が取るのも一苦労する事もあります。

そうは言っても事務職希望という人も多いので、

  1. 志望動機
  2. コニュニケーション能力
  3. 面倒見の良さ

をしっかりアピールして、憧れの事務職への転職を成功しましょう!