（2020-7-27更新）
女性に人気に事務職って、どんなイメージですか？
「1日中座ってパソコンするので楽そう」
「定時で帰れるので、アフター5が充実できそう」
このような良いイメージを持っている人が多いと思います。
ところが、入社してみたら「面倒な仕事が多い」「気軽に休めない」など厳しい現実とのギャップの差に挫折する人も多いのです。
この失敗は、事務職は楽と勘違いたことが原因です。
実際、事務に限らずどんな仕事にも大変な面はある訳で、それでも事務職は魅力的な仕事なんですよ。
今回は、事務職の仕事内容と、採用されるための方法を解説します。
事務職の仕事内容は？
事務職といっても、会社によって仕事内容がバラバラで多岐にわたっていますが、資料作成や伝票入力などの特定の仕事内容が決まっている場合と、庶務などを行う場合とに分かれています。
1.事務職の具体的な仕事は？
事務職の仕事として一般的なものは、次の仕事内容を挙げられます。
- 受付
- 電話・来客対応
- 総務
- 労務（勤怠）
- 経理（伝票入力）
- 備品、消耗品管理
- データ入力・資料作成
- 工場事務
- 資材発注
- 営業事務・アシスタント
- クレーム受付・対応
- ヘルプデスク
- アシスタント
- 秘書
こうしてみると、庶務的な「楽なイメージ」の仕事の他に、来客やクレーム対応、営業事務、ペルプデスクといった、社内外とのやり取りや調整など、結構面倒な仕事も多いことが分かります。
2.事務職に求められる資格・スキルは？
事務職は、誰でも簡単にできる楽な仕事ってイメージがありますが、そんな美味しい仕事だったら、外部に求人されずに社内で異動希望者が殺到することでしょう。
実際には、事務職とはいえ次のスキルが求められます。
- ビジネスマナー
- 正しい敬語
- コミュニケーション能力
- パソコンスキル
事務職は、想像以上に他部門、社外とのやり取りが多いため、コミュニケーション能力に問題があると、他部門との調整不足からトラブルに発展することがあるので、嫌いな相手に対しても「不明点はそのままにしない」、「しっかりと伝える」ことが求められます。
(1)ビジネスマナー
上記の仕事内容一覧を見ていただくと、受付、営業事務、クレームなど顧客と接することが多いのが分かります。
「会社の顔・窓口」として恥ずかしくないビジネスマナーが求められます。
例えば、会議室や応接室にお客さまを通して、お茶を出したり資料を配ったりする順番を間違えたら、年配の人は立腹されることだってあるんですから。
(2)正しい敬語
事務職の定番な仕事である電話対応は、正しい敬語や適切な応対が必須ですので、敬語が自然に出ないとお客さまに不快な思いをさせてしまいます。
特に、本人は敬語だと思っていたけど、いわゆるバイト敬語のような間違った使い方をしていたら事務職だって務まりません。
面接時に間違った敬語を使うようでは採用されませんので、正しい敬語をマスターしましょう。
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(3)コミュニケーション能力
「事務職にコミュニケーション能力はいらないのでは？」と思う人もいるかと思いますが、上記の仕事内容一覧では、どの仕事でも顧客や取引先、または、社内の人たちと接する仕事ばかりです。
中には、黙々と1日中データ入力などを行う場合がありますが、そういう仕事は少数派で、正社員を雇って行う仕事ではなく、仮にそのような仕事に就いたとしても、事務職としてキャリアを積むことはできないでしょう。
(4)パソコンスキル
パソコンスキルも、次の基本操作が求められます。
- 文字入力
- メール
- Excel・Wordなど
- 新しい機能に抵抗が無いこと
会社によっては、独自システムやアプリケーションを使っていることもあるので、「新しいことを覚えたり使うことに抵抗が無い」ことが求められ、いろいろとチャレンジする好奇心があった方がいいでしょう。
なお、面接時にパソコンスキルを聞かれた場合の答え方は、以下の関連記事を参照してください。
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事務職の求人は？
それでは、転職する場合に事務職の求人にはどんな傾向があるでしょうか？
1.未経験可が多い
事務職の求人には「未経験可」が多いのが特徴です。
これは、事務職の応募者に20代が多く、企業も多様な人材を集めたい、または、中途半端な経験者よりは未経験をゼロから教える方が教えやすいといったニーズがあるからです。
2.事務職は特別に楽ではない
ただし、冒頭の「1日中座ってパソコンするので楽そう」、「定時で帰れるのでアフター5が充実できそう」を期待して転職しても、実際にはそんな甘い世界ではありません。
例えば、受付や電話・来客対応では、紳士的な人ばかりの相手をする訳でなく、好ましくない人を相手にすることもあり、対応を誤ればクレーム問題になることもあります。
また、社内にも嫌な上司や先輩など人間関係が付きまといますし、人間は悪くないけど、仕事が細かすぎる人もいますので、事務職が特別に良い仕事ということはありません。
3.小さい会社では、ひとりで何役も行うことも
知り合いの工場事務をしている人は、工場で働いている数十人の従業員の出退勤や休暇管理に昼食・夜食の手配、さらには、工場で使う備品の発注、その他工場の庶務などを1人で行っています。
例えば、「備品が切れたのですぐ買って！」とわがまま言われたり、休暇届を前日の夕方に出されたので、急いで食事の手配数を変更したりと、周りに振り回されながら、毎日のように残業しています。
事務職への転職はライバルが多い
事務職は女性に大人気なので、1件の求人に多くの応募者が集まります。
このため、まず書類選考を通過するためには、応募書類で差をつけなければなりません。
具体的には、「志望動機」と「人間性」を上手にアピールすることが、転職に成功するために必要となってきます。
1.志望動機は、どうやって会社に貢献できるかを書く
事務職への応募で成功するコツは、「志望動機」を企業の人事や採用担当者が見て、なるほどと思わせる工夫が必要です。
応募しようとしている企業の求人票やホームページなどをよく読んで、事務職の具体的な仕事内容を調べ、その中で、今までの経験が少しでも役立ちそうなところを、アピールしましょう。
販売職の経験があり、受付や電話・来客対応の仕事に応募するなら、こんな志望動機でしょうか。
化粧品の販売を5年間行い、常にお客様の立場で販売することを心がけていたため、「笑顔で丁寧な対応」とお客様から評価いただき、売上とサービスマナーの2部門で社内表彰されたことがあります。
御社は「顧客満足度向上」を経営目標に掲げており、前職の経験を活かして、お客様から評価いただき業績とイメージアップに貢献したいと思い応募しました
2.コミュニケーションや面倒見の良さなど内面で勝負
事務の仕事は、電話や来客などの顧客対応や、勤怠や伝票処理、発注など正確な仕事が要求される場合が多いです。
また、事務職は上司や同僚、他部署の人と協力して仕事を進めることもあるため、コミュニケーションが必須です。
このため、履歴書・職務経歴書では、
- 「正確に仕事を行うために心がけてきたこと」
- 「コミュニケーション能力があるか」
- 「どれだけ気が利くのか」
このような内容をアピールしておくことで、採用担当者の目に留まる可能性が高まります。
事務職では、スキルがあるが仕事が雑な人よりは、スキルが無くても人間性が良い人が好まれやすいです。
もちろん、秘書検定やパソコンスキルもあるに越したことはありませんので、お持ちの場合は併せてアピールすることが望ましいです。
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まとめ
いかがでしたでしょうか。
事務職の仕事は、「座って働く」ことが多いので楽というイメージがありますが、肉体的には楽でも「気配り」「根回し」など神経を使うことが多いのが現実です。
また、規模が小さい会社に多いのが、一人で何役の仕事を受け持っており、代役がいなくて「休むと仕事が回らない」と休暇が取るのも一苦労する事もあります。
それでもやっぱり事務職希望という人も多いので、
- 志望動機
- コニュニケーション能力
- 面倒見の良さ
上記をしっかりアピールしてライバルに差をつけないと、面接官の印象に残りませんので、しっかり対策をして、憧れの事務職への転職を成功しましょう！
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