内勤の人や契約、派遣社員の人の中には、会社から名刺を支給されていない人もいると思います。

滅多に社外に出ることがないが、年に数回、出張に行ったり社外の人と仕事をしたりした時に、名刺が無くて交換できなくて困ってしまいますね。

今回は、名刺を支給されていない時の名刺交換方法や名刺申請方法を解説します。

名刺交換は何故行うか?

名刺交換

ビジネスパーソンとして働いていると、大抵の人が名刺交換を経験することになると思いますが、そもそも、なぜ名刺交換が必要かと言うと、次の3つの理由があります。

挨拶として行う

ビジネスシーンでは、初対面の相手では挨拶の一部として名刺交換を行われており、言葉の挨拶と名刺交換がセットとなって、初対面の挨拶が完了すると言えます。

自分の所属や役職を明らかにする

名刺には社名や役職、最近は顔写真やイラスト付きのものもありますが、どこ所属の誰かを明かすことで、ビジネスの本題に入ることができます。

露骨ですが、平社員と部長では相手の対応が変わってきますので、役職に応じた対応をしてもらうために、名刺で役職(権限)を明らかにしておく必要があります。

電話番号やメールアドレスなどの連絡先の交換

ビジネスでは、人脈作りが重要ですので、名刺交換することで、その人物との連絡手段を得たことになります。

もちろん、今回の打ち合わせの議事録などを送付する際の連絡先としても名刺は活用されます。

名刺が無い時の正しい交換方法

名刺がない場合、または、忘れてきた場合の交換方法は以下の通り行います。

「切らしております」と言う

名刺交換の時は、

「転職太郎と申します。ただ今、名刺を切らしております。申し訳ございません。」

と一礼します。

名刺を支給されていなくても、忘れてきても、「名刺を切らしております」と言うのが正しい伝え方で、間違えても、「名刺を持っておりません」と正直に伝えてはいけません。

同行者の名刺の裏に氏名を書き渡す

1回限りで今後の付き合いがない場合は、「名刺を切らしております」と伝えるだけで構いませんが、今後も、その社外の人とやり取りが発生する場合は、同行者の名刺の裏に自分の氏名をフルネームで書いて、渡しておくことで、次回連絡を取り合う時に使うことができます。

(下に続く)



名刺を支給してもらうには?

今後も頻繁に社外の人に会うことがあるなら、名刺を支給してもらうことがベストです。

社員、契約社員、パートの場合

直属の上司に相談します。

社外の人と会うことが増えてきたので、名刺を持たせてもらえませんか?

と伝えれば、「そろそろ必要だよな」と支給してもらえると思います。

派遣社員の場合

派遣先の業務指示者(社員)に相談します。

なお、派遣先に直接言いにくかったり、派遣先の社員が不在がちだったり、なかなか連絡が取れなかったりする場合は、自社(自分が所属している会社)の営業か上司に事情を説明して、派遣先に伝えてもらうことも可能です。

名刺は綺麗なものを渡すこと

名刺は自分の顔でもあるので、角が折れたりシワになった名刺を渡しているようでは、ビジネスパーソンとしては失格です。

経費節減のため、所属の電話番号などが変わった時に、新しい番号のシールを貼っている人がいますが、2か所以上シールを貼るようになったら、新しい名刺を支給してもらいましょう。

また、内勤の人に多いのが、手帳の内ポケットに入れている人がいますが、滅多に名刺交換をする事が無い人を除いて名刺入れを使うことがマナーです。