（2020-4-14更新）
せっかく内定を貰っても、採用条件が合わなかったり、第一希望の企業に合格したり、内定を辞退しなければならない時がありますね。
「辞退する時に何と言えばいいか分からない」
内定辞退される企業側は、いい顔しないので、しっかりとした対応で辞退をする必要があります。
もし、辞退の仕方を間違えてしまったら、採用担当者を怒らせてしまったり出身企業・学校に迷惑をかけてしまう恐れがあるので、誠意をもって連絡しなければなりません。
今回は、正しい内定辞退の方法とマナーを解説します。
目次
内定辞退とは
企業の内定通知に対し、応募者が承諾をせずに辞退をすることをいいます。
人手不足なご時世では、10人の内定者をだしても2～3人の辞退は当たり前なほど、内定辞退は採用担当者を悩ませる問題です。
辞退は悪ではない
内定辞退は別に悪いことではありませんが、企業は「来て欲しい人物」に内定を出しているので、出来れば入社してもらいと考えています。
ただし、面接で「御社が第一希望」と言っておきながら、安易に辞退するのは道義的に問題があると言われても仕方ありません。
それでも、誠意をもって連絡すれば採用担当者も納得してくれるので安心してください。
正しい内定辞退方法
内定辞退する時は次の手順で行います。
- 辞退は、3日以内に電話する
- エージェント経由、それ以外は自分で連絡する （エージェント利用時）
- 低姿勢で丁寧に辞退すること
辞退されることで、採用担当者の気分を害してしまう恐れがあるので、連絡時は「お願いする」という低姿勢を心がけます。
電話だと言いにくいからといって、メールで済ませてはいけない
「辞退をすると怒られるかもしれない」と電話でなくメールで連絡したくなる気持ちは分かりますが、実はメールで済ませようという姿勢は、採用担当者をさらに怒らせてしまうのです。
なお、内定辞退の連絡が遅くなれば遅くなるほど企業とトラブルになりやすいので、辞退を決意したら、3日経ってなくても即連絡をすること。
つまり、言い方が悪いですが「内定辞退は早い者勝ち」です。
あなたが最初の辞退者なら「残念です」で終わりますが、２人目・３人目の辞退者になるにつれて、採用担当者も阻止しようと語気を強めるようになるものです。
【例文】電話連絡方法
電話は、始業後や昼休み、就業間際など、企業の多忙時を避けて連絡します。
多忙時とは基本的に次の通りです。
- 始業前後
- 昼休み前後
- 終業間際
お世話になっております。先日、内定を頂きました転職太郎と申します。このたびは内定を頂きましてありがとうございました。大変恐縮ですが、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
［採用担当者］：それは残念です。よろしければ理由を教えていただけますか？
御社と並行して選考をしていた会社から内定をいただきまして、十分に考えて悩んだ末に、その会社の職種に適性が近いと決断したからです。
［採用担当者］：わかりました。そちらの会社で頑張ってください。
ありがとうございます。今回は、御社にご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ありませんでした。
理由は言う必要あるか？
企業から辞退理由を聞かれなかったら、わざわざ伝える必要はありません。
もし辞退理由を聞かれたら、「他社の条件が良かった」などとは言わず、
「（他社の方が）仕事の適性が合うと判断しため」
などと当たり障りのない理由を伝え、企業のプライドを傷つけないようにします。
社名を聞かれた時は？
内定辞退者が想定より多く、予定採用人数を割り込んでしまった場合は、採用担当者も必死になっています。
そんな時に内定辞退の連絡をすると、引き止めようとして、入社予定の企業名を聞いてくるかもしれません。
ただし、言わずに済むなら、企業名は答えない方が無難です。
つい入社予定社名を答えてしまい、「悪い噂」でも流されたら、プラスになることはありませんから、「○○業界の企業の△△職」と企業名を特定できない程度に回答しておきましょう。
なお、内定を2社もらって、悩んだ時の解決方法は関連記事で紹介しています。
【関連記事】
直接謝りに来て欲しいと言われたら
オワハラではありませんが、企業も内定者に来てもらいたくて、必死になって「引き止め」をしてくることもあります。
会えば引き止められると考えている採用担当者もいるため、「来い」と言われたら、遠隔地など特別な事情がない限り、会って辞退を申し出るしかありません。
もちろん、辞退の意思が固いことをしっかり伝えれば、10分もかからないで終わることでしょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
内定辞退の大事なポイントをおさらいしておきますと、
- 辞退は3日以内（決まってるなら即連絡すること）
- 電話で連絡
- マナーと礼儀もって丁寧に辞退する
企業も選考や採用で時間を使わせてしまったので、しっかり謝罪をすれば受け入れてくれますので、「言いにくい」などと思わずに、勇気をもって辞退をしましょう。
社会に出れば、誰でも「仕事のミス」などで謝罪をする場面は必ずありますので、謝罪の練習と思えば怖くないですから。
なお、内定したら行うことは、以下関連記事をご覧ください。
【関連記事】
内定辞退が言い難いからって伝える事を先延ばしすると、余計ゴタゴタしてしまいますね。
その通りです。
内定辞退のように言いにくい内容は「すぐ伝える」ことが、双方にとって良い結末となります。
返事が遅かったために、採用担当者が機嫌を損ねてしまうことがあるので、辞退は早いに越したことがありません。