新入社員だけでなく、何年も働いていている社員でさえ、メールが使いこなせていない社会人って多いです。

よく考えれば、研修などでもメールのマナーは教えてくれるけど、上手な「使い方」って教えてくれないので、周りの社員の使い方を見て覚えるのが現状だと思います。

「職場の人たちがメールの使い方が下手だったら・・・」

今回は、会社では教えてくれない正しいメールの使い方を解説します。

ビジネスメールのメリットとデメリット

ビジネスメールのメリット

メリットは?

メリットは何といっても、次の4つで手紙とFAXの良いところを兼ね合わせていますし、添付ファイルがつけられるのが他にないメリットです。

  • 瞬時に届く
  • 内容を正確に伝えられる
  • 添付ファイルを送ることができる
  • 相手の時間を気にしないで送ることができる

デメリット?

逆にデメリットは、手紙やFAXと共通していますし、情報漏洩という新しいものもあります。

  • 相手がいつ読むかわからない
  • 文章だと微妙なニュアンスが伝わりにくい
  • 誤送信が簡単にできる
  • インターネット経由なので、悪意ある人に内容が読まれる可能性がある

ビジネスメールのマナー

TO,CC,BCCの使い分け

TOは、宛先で仕事の依頼であれば、通常1人をTOとして指定しますし、案内や通知メールでは、複数人をTOにする事も可能です。

依頼メールでは、TOに複数人を指定すると、「他の人が対応するだろう」と思われて、結局誰も対応してくれないってことも、よくあり得ますので、TOを1人に絞り、「誰に」を明確にする必要があります。

CCとは?

CC(carbon copy)は、写しという意味で、関係のある人に「参考までに」送信できることです。

1通のメールで、仕事の依頼と関係者への「写し」配布が同時にできるため、どこの会社でも多用されがちですが、注意することもあります。

社外に送る時は、社内のCCは厳選すること

社外へのメールの場合、TO宛の人から見て、CCに知らない人がいないように気を付けましょう。
TOで受け取った人の立場になれば、CCに知らない人がたくさんいたら、身構えて返信をためらってしまいますね。

「自社の関係ありそうな人を、CCにたくさん入れる人がいますが、連絡先は個人情報(企業機密)でもあるので、安易にCCに入れるべきではありません」

基本CCは、「直属の上司1人のみ」、または、「先輩1人+直属の上司1人」くらいに留めて置くべきです。

BCCとは?

BCC(Blind Carbon Copy)は、写しであることには変わりませんが、TOやCCの受信メールにBCCの人が表示されないという特徴があり、「隠し(秘密)CC」などと呼ばれることもあります。

例えば、お客さまにメールを送信する時に、「直属の上司をBCC」として送るという使い方をすることが多いです。
こうすれば、お客さまからはBCCが分からないけど、「直属の上司」には伝えることができるのです。

件名の書き方

基本は、件名を見れば内容が想像つくように工夫することです。

例えば、「先日の件」や「依頼の件」だと、内容が分からないだけでなく、後日確認したくなった時に、検索しても見つけることができなくなります。

忙しい社会人は、毎日100通程度のメールを受信することも珍しくないので、件名がダメだと、読まれずに埋もれてしまうこともありますから。

宛名の基本

社内宛は会社名不要で、所属を略すことができるので、

営二課 山田課長

役職に「BKC」を使う企業が多いので、その場合は、

営二課 山田K(殿or様)

または、

営二K(殿or様)

と書きますが、会社のルールや慣習に従います。

なお、内部向けには敬称不要の会社や、カッコ表記「(山田K)」にする会社など、企業文化によって色々なルールがあるので見ていて参考になります。

ただし、社外に送信する時は内部ルールで送ってはいけません。(グループ企業間はOKの場合あり)
たまに、内部ルールが日本全国標準ルールと勘違いしている人を見受けますが、失礼なのでやめましょう。

社外宛は会社名所属を正式名称で書く

会社名は、「(株)転職マニュアル」などと略さず、「株式会社転職マニュアル」と正式名称で書きます。

また、送信先が下請けや調達先だとしても、「営二課」などと略さず「営業第二課」と書くことがマナーです。

株式会社転職マニュアル
営業部 営業第二課 山田課長

会社によって、「様」や「殿」などの敬称の使い方が異なりますので、自社と送信先のルールを理解して送りましょう。

本文の書き方

書き出しは、次のように書けばOKです。

お世話になっております。(株)転職マニュアル 営業第二課 山田です。

会社によって、送信メールの書き方に決まりがある場合は従います。

【 会社名を略さない場合 】

お世話になっております。株式会社転職マニュアル 山田です。

【 株式会社を(株)と略す場合 】

お世話になっております。(株)転職マニュアル 山田です。

なお、社内に同じ苗字の人が何人かいる場合は、最初の例文のように、所属を書くと相手が勘違いしないので親切です。

さらに、山田太郎さんと山田次郎さんがいる場合は、「山田(太)です」や「山田(次)です」と書けたら、相手に「どの山田さんか?」と署名などを確認させずに済みますので、こういう気遣いができるようになりましょう!

時候の挨拶は不要

手紙だと、「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などの挨拶を入れますが、メールでは基本的に不要なので、いきなり本題を書くようにします。

これは、ビジネスは「時は金なり」ではありませんが、時間を大切にしているからです。

ただし、メールでも次の場合は時候の挨拶を入れる場合がありますので、頭の片隅に入れておきましょう。

  • 事務所、支店などの開店案内の場合
  • 就任挨拶の場合
  • 退職や転勤などの挨拶の場合

使ってはいけない表現

ビジネスメールで控えること

メールは便利ですが、友達同士のメッセージのやり取りではないので、ビジネスメールとしてマナーがあります。

顔文字、記号を控える

友達同士のチャットでは当たり前の顔文字や記号もビジネスの場では相応しくありません。

メールの印象を和らげるために、

  • 「以上、よろしくお願いしますm(__)m」
  • 「今日もいい天気ですね♪」

などは、ビジネスメールではしてはいけません。

社内の懇親会の案内メールなどでは、許容されるかもしれませんが・・・。

命令調の表現は控える

文章の場合、ついキツイ事を書いてしまいがちですが、メールだからこそ丁寧な表現にすることを心がけましょう。

「〇月〇日何時まで厳守のこと

特に、立場が弱い人に対して「強い口調」を使う人がいますが、相手の気持ちを考える事ができない人だなと、「哀れ」に思ってしまいます。

強い人には弱く、弱い人に強い」そんな社会人にはならないように、気を付けましょう。

添付ファイルの注意点

添付ファイルを送信する時には、会社のルールをよく確認してから行います。

例えば、企業機密保護から、添付ファイルを送信する時は、

  • 「事前に上司の承認を経て、暗号化をしたうえで送信する」
  • 「添付ファイル送信は禁止で、指定された共有サービスを経由して行う」

など、大企業ほど厳しいルールがありますので、違反しないように気を付けます。

その他の注意事項は次の通りです。

(下に続く)



メールの容量も注意

添付ファイルの容量は、昔は1~2Mまでと言われていましたが、最近は3~5Mくらいまで可能な企業が多いです。

ただし、送信側がOKでも、受信側企業でメールの容量が規定以上だと「迷惑メールに振り分けられ」受信できないように設定している企業があります。

管理人が働いていた企業も、3Mを超えると「隔離されて」受信されない設定でした。

圧縮(暗号化)

また、添付ファイルは基本圧縮して、パスワードを設定してから送信するのが通常です。

これも大企業ほど厳しく、個人企業になると、ほとんど暗号化されていないのが現状だと思います
ただし、相手がルーズな企業だと、こちらの情報も漏洩されてしまう危険性があるので、そのような企業とメールのやり取りをする時は、「こちらのルール」を守ってもらうように指導しなければなりません。

ウイルスチェックも必須

当たり前ですが、添付ファイルの送信前、受信後には「必ず」ウイルスチェックをしなければなりません。

ただし、多くの企業はウイルス対策ソフトで「リアルタイム検索」が有効になっているので、自動的にチェックされていますが、そうでない企業の場合は手動で行わなければなりません。

送信前に再確認をする

送信前に、次の内容を「もう一度」確認をして、ミス送信をしないように気を付けます。

宛先に間違いはないか?

特に、宛先の間違いは致命的です。
例えば、佐藤さんが複数いる時は、正しい「佐藤さん」に送らなければなりません。

企業は、「メールの宛先間違い」をする人間には、「おっちょこちょい」と判断されて、重要な仕事を任せられません。
大事な仕事でケアレスミスをされたら、企業にとってマイナスですから。

件名、内容、添付忘れなど

宛先が問題なければ、件名や本文をもう一度読み返してみます。

この時の注意事項は、

  • 件名を見れば内容がイメージできるか?
  • 読みにくい文章になっていないか?
  • 添付ファイルの容量、ウイルス、暗号化は大丈夫か?

メールは送信のボタンを押したら、取消ができませんから、ひと呼吸おいてしっかり確認する慎重さがもとめられます。

(下に続く)



急ぎのメールの場合の知恵

ビジネスメールでは、送信したら、すぐに呼んでもらいたい場面があると思います。

そんな時のスマートな方法があります。

  • 送信後、5分したら相手に電話をかける

「先ほどメールを差し上げましたので、ご確認のほどよろしくお願いします」

と言えばOKで、電話をすることで、相手が在籍しているのか、外出で不在なのかも分かりますから、不在時は対応が取れますね。

返信のルール

さて、続いてメールを返信したい時の方法を解説します。

基本は「全員に返信」

メールに返信する時は、メールソフトの「全員に返信」ボタンで行います。

本人だけに返信するのは、次のような場面でしょうか・・・。

  • 懇親会案内の返事
  • 送信者の添付ファイルの添付漏れの指摘
  • プライベートな内容

件名は変更しない

メールソフトで「返信」や「全員に返信」にすると、件名に「Re:」が付きますので、基本的に主導で変王をする必要がりません。

親切と思って、件名を変更してしまうと、受信側で「スレッド形式」が崩れたりする可能性があります。

ただし、別の話題に代わってしまった時は変更する。

なお、送信者間で違うメールソフトを使っていると「RE:Re・・・」など、「Re」が増えてしまう事があるので、そんな時は、適切に件名を修正する気遣いができれば素敵ですね。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

メールの使い方やマナーで、今まで曖昧だったところがご理解いただけたと思います。

仕事のできる人は、メールの使い方も上手です。
頭の中もメールも、ちゃんと整理して使いこなしているから、仕事の効率が上がり「仕事ができる」と呼ばれるようになります。

逆に、メールの処理が追い付かず、古いメールの取捨選択ができず、未読メールが山のように残っている人は、仕事ができない傾向があるのではないでしょうか。

「便利なはずのメールに潰されないように、便利なツールとして使いこなしましょう!」