(2019-12-12更新)

選考に応募して面接日程が決まっていたが、やっぱり面接を辞退したい時があると思います。

「応募してから企業に合わないことが分かった」

「志望度の高い企業の選考に通過した」

面接は気軽に行くことができず、質疑応答を準備したり企業に出向いたりと手間がかかってしまうので、できれば厳選して面接を受けたいと考えてしまいますね。

ただし、面接をキャンセルしてしまうと、その時点で企業の選考が終了していまうので、後日また面接をしたいと言っても無理なので、辞退は慎重に行うべきです。

今回は、面接辞退の上手な連絡方法とキャンセルのマナーについて解説します。

面接辞退の位置付けは?

面接辞退

面接を辞退するということは、その企業の選考を辞退することなので、わずかでも入社の可能性が残っている限りは、他の選択肢を考えるべきです。

例えば、次のような理由ならば、面接日程を変更する方が賢明です。

他の用事と重なったから

面接準備が間に合わなかったから

面接を辞退してしまうと、もはや選考に戻ることはできません
仮に、他社の選考で落ちてしまったから、「やっぱり面接を受けたい」ということができなくなるため、

他社の入社が決まった

このように入社見込みが無い場合以外は、安易に辞退をすることはやめましょう。

面接辞退は多いのか?

就活でも転職でも、実は多くの人が面接辞退をしています。

さすがに、人気のある大企業の面接を辞退する人はほとんどいないと思いますが、会社の規模が小さくなればなるほど面接辞退者が増える傾向にあります。

現在は売り手市場ということもあり、小規模の会社では、面接の予定を組んでも、5人に1人は辞退されてしまうこともあります。

面接辞退のマナー

辞退を決めたら即連絡する

面接を辞退すると決めたら、採用担当者にすぐに連絡しなければなりません。

採用担当者は短期間で多くの応募者を面接するために、会場や面接官の手配をから応募者のスケジュール調整など様々な準備を行っています。

あなたが辞退をすることで、日程の空白が生まれてしまうので、他の応募者の面接日程を変更したり、新しく別の応募者を面接に加えたり調整が必要になります。

採用担当者も面接に辞退者が出ることは想定内ですので、早く連絡すれば調整は可能ですが、直前で辞退されてしまうと調整が間に合わず、空き時間が発生してしまいます。

無断欠席は厳禁

連絡が面倒」と言って無断で欠席することは許されません。

これから会社で働こうとしているのに、約束したことを無断で欠席するという考え方は捨てなければなりません。学生時代は欠席が許されたかもしれませんが、社会ではビジネスマナー以前の常識です。

連絡方法は電話でもメールでもOK

面接辞退方法

辞退の連絡は電話とメールどちらでも大丈夫です。

ただしメールでの連絡は採用担当者が読んだかどうかわからないので、前日までに採用担当者から返信がなかった場合は、念のため電話をかけることが無難です。

転職エージェント利用時はコンサルタントへ電話する

転職エージェント経由で応募した場合は、面接辞退の連絡もエージェントが行いますので、担当のコンサルタントに電話をしましょう。

コンサルタントに対しては、正直に辞退理由を伝えることが肝心です。

当日と前日の辞退は電話で行う

面接前日以降のキャンセルの連絡は電話で行います。

辞退の連絡はメールでも構わないのですが、前日の場合は、採用担当者に「確実に伝えるため」ということと、直前のキャンセルになってしまったので、「ひと言謝罪する」必要があるからです。

面接の準備は、通常は前日までに完了しているため、直前にキャンセルされることは迷惑です。
採用担当者も、心の中で「もっと早く連絡してよ」と思っているに違いありませんので、お詫びすることが最低限のマナーではないでしょうか。

電話する時間帯に気を付ける

電話は営業時間内に行うことはもちろんですが、始業直後、昼休み中、就業間際を避けてかけます。
また、忙しい時間帯、例えば飲食店などでは10~14時、18~21時などは外す気遣いを持ちましょう。

(下に続く)

電話トーク例

電話でのキャンセルトーク
私:お世話になっております。
明日、16時から面接のお約束をいただいております、転職太郎と申します。
大変申し訳ございませんが、面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
[採用担当者]:それは残念です。よろしければ理由を教えていただけますか?
私:実は他社から内定をいただきまして、そちらに入社することを決断したからです。
お忙しい中、面接の機会をいただきまして恐縮ですが、このようなご連絡となってしまい申し訳ございません。[採用担当者]:承知しました。おめでとうございます。そちらの会社で頑張ってください。

私:はい、ありがとうございます。
それでは失礼いたします。

メール文例

メールでのキャンセル文例

件名:面接辞退のご連絡(転職太郎)
〇〇株式会社
人事部 人事課 △△様

お世話になっております。12月15日16時に面接のお約束をいただいている、転職太郎と申します。
先日は、書類選考と一次面接のお時間まで確保していただきありがとうございました。

誠に勝手ながら、この度の面接を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
今回、面接の機会をいただいたにも関わらず、このようなご連絡となってしまい大変申し訳ございませんでした。

末筆ながら貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
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転職太郎
住所:東京都〇〇区△△町10-4-9
電話:090-0000-0009
メール:taro@tenmanual.com


まとめ

いかがでしたでしょうか。

面接辞退は、就活や転職活動では仕方がないことです。
ただし、辞退は社会人としてのマナーをもって行わなければなりません。

仮に無断欠席をしてしまったら、本人だけでなく、出身大学や出身企業のイメージダウンにつながる恐れもありますので、スケジュール管理をしっかり行い、キャンセル時にはマナーのある対応を忘れないように気を付けましょう。

なお、面接に遅刻しそうになったときの対処方法は、関連記事をご覧ください。