【メール文例】内定へのお礼メールの書き方とマナー

（2020-8-7更新）

企業から内定を頂いた時に、お礼メールを送りますか？

「内定お礼メールって実際に効果あるの？」

すでに内定が出ているので、お礼メールを送っても送らなくても内定という結果は変わりませんが、採用担当者に好印象を持ってもらいたいと、お礼メールを送る人は意外にも多いのです。

もし、内定のお礼メールを送っても効果ないなら、手間なので送りたくないですが、わざわざ送る人が多いのは理由があるからです。

今回は、内定お礼メールの効果と書き方、マナーについて解説します。

お礼メールは何故送るのか？

すでに内定をもらっている以上、お礼メールを送っても送らなくても、合否には一切影響はありませんし、送らなかったからと言ってなんら不利益を受けることもありません。

では、無駄と思えるお礼メールをわざわざ送る人がいるのでしょうか？

時間と手間をかけて送るメールに、次の2つの目的があります。

感謝を伝えたいから

採用担当者には、書類選考から面接、内定まで、自分のために時間を割いてくれたり、日程調整をしてくれたりと面倒を見てくれたことへの感謝を伝えたいと考えるのも自然なことだからです。

「日程変更をしてもらったから」

「社風や残業状況などを教えてもらい、入社を決意できたから」

就活生の場合、面接前のやり取りから始まって内定が出るまでに、いろいろと教えてもらったり面倒を見てもらった人も多いのではないでしょうか。

入社するかしないかに関わらず、「今までありがとう」の気持ちを伝えるのは、内定後のお礼メールが最後の機会ではないでしょうか。

結局のところ、自分のために時間を割いてくれたことへの感謝を伝えることは、ビジネスマナーに通じるものがあるし、お礼メールを送ることで少しでも報われればと考えれば、「お疲れ様でした」の気持ちを伝えたいですね。

好印象を持ってもらいたいから

今後、何年～何十年とお世話になる会社なので、少しでも好印象を持ってもらいと考える人もいます。

特に、人事部門を敵に回したら、実際働きにくくなります。
だからというと露骨ですが、人事に良い印象を与えたいと考えるのも自然なことではないでしょうか。

また、就活生の場合は、同期に差を付けたいと考えて、自分をアピールしておきたいと思うことから、お礼メールを送る学生は多くいます。

お礼メールのマナー

メールが基本

お礼の伝え方は、電話とメール、手紙の3種類がありますが、通常はメールで送ることが基本です。

なぜメールが適しているかというと、採用担当者は日常業務をしながら面接や応募者フォローなどをしているので、私たちが想像しているより忙しいです。

このため、内定お礼の電話がかかってくると、他の業務を中断しなければならないので、

「感謝は嬉しいが、メールで送って欲しい」

ありがた迷惑に感じるのが、採用担当者の本音です。

書類選考からお世話になったので、直接お礼を伝えたい気持ちは分かりますが、採用担当者の忙しさにも配慮したいですね。

なお、以前は手紙でお礼を書くことが通常でしたが、届くまでに日数がかかる事や読んだ後の保管などの手間を考えたら、現在はメールが主流になっています。

ただし、今でも次の場合は手紙で感謝を伝えたほうが良いと思われます。

• 年配の採用担当者でメールが得意でなさそう
• 伝統的な会社
• 特別な推薦や取り計らいがあった

当日に送ること

メールは、内定の連絡を受けた当日に送ることがベストです。

内定後、何日も経過してからメール送信するようでは、せっかくの感謝の気持ちが台無しです。

「誰かに言われて送ってきたのかな？」

「形式だけで、実際は感謝していないだろう」

感謝を伝えたいのに、遅れてために悪い方向に受け取られてしまいますので、できれば当日に遅くても翌日の午前中までに送ることを心がけましょう。

エージェント利用時はコンサルタント経由で送る

エージェントを利用して応募した場合は、内定のお礼メールもエージェント経由となりますので、担当のキャリアコンサルタントに連絡して、送ってもらうように頼みましょう。

メールの書き方

件名だけで内容が分かるように

件名は、次の通り見ただけで内容が分かるように工夫します。

ポイントは、括弧書きで自分の名前を書くと、誰から来たお礼メールと一目で分かるので、分かりやすく気遣いがある人の印象が与えられます。

宛名は正式名称で書く

宛名の会社名と部署名は、「○○株式会社　人事部人事課採用係」と略さずに正式名称で書くことがマナーです。

（株）を使うことや「部署名を略す」ことは失礼にあたるので、気を付けましょう。

本文は感謝と抱負を書く

メールの本文は、当然ですが「感謝の言葉」を書きます。

また、入社してからの抱負も書くことが一般的ですので、1～2行で簡潔に書きましょう。

署名を付ける

メールの末尾には、自分の署名を付けることがビジネスメールの基本です。
（署名は、返信を繰り返す場合は付けないなどと、臨機応変に判断します）

メール文例（就職）

就活の場合は、内定から入社まで日数があり、その間に内定者懇談会や研修などでお世話になることもあると思いますので、「頑張る」「ご指導」という言葉を入れておくと爽やかな印象がでます。

メール文例（転職）

これに対して転職の場合は、即戦力が期待されているので「貢献」「活躍」などの言葉を入れておくのがよろしいかと思います。

ビジネスメールのマナーは、以下関連記事で詳しく解説していますので参照してください。

【関連記事】

【例文付き】ビジネスメールの書き方の基本とマナー

まとめ

いかがでしたでしょうか。

内定のお礼メールは、採用していただいたお礼と伝えることと、採用担当者への労いを伝えることの2つの役割がありますので、送ることがビジネスマナーと言えるでしょう。

入社してお世話になる会社なので、しっかりと礼を尽くして、気持ちよく働きたいですね。

なお、内定したら確認する内容は、以下関連記事で解説しています。

【関連記事】

内定したら確認する内容は？労働条件通知書の確認方法を解説