どの会社にも、仕事をテキパキとこなして定時退社する人もいれば、毎日夜遅くまで残業している人もいると思います。

また、ごく普通の人なのに、毎日、定時で帰れる人はいませんか?

実は、ちょっと「やり方」を変えるだけで、仕事を効率良く処理することができるんです。

今回は、定時できっちり帰るために心掛ける4つのことを解説します。

定時で帰宅するために心掛ける5つのこと

仕事を効率的に行い定時帰宅

1.仕事に優先順位を付ける

仕事は、先に依頼を受けたものから順番に処理しなければならないものではありません。
商品を陳列する時は、賞味期限が近いものを手前に置く「先入れ先出し方法」で陳列すると思いますが、仕事は「重要度」と「期限」を考えながら、たまっている仕事(タスク)を処理することが重要です。

仕事に優先順位を考えないで、好きな順番で処理しようとすると、誰でも楽な仕事から片付けてしまうので、結局、残った「面倒な」仕事を残業して対応しなければならなくなります。

これを防ぐ方法として良く行われている方法が、仕事を「重要度」と「期限」によって、以下の4つに分類する方法です。

仕事の分類方法
  1. 重要で急ぐ
  2. 重要だが急がない
  3. 重要でないが急ぐ
  4. 重要でなく急がない

この中で、「1.重要で急ぐ」、「3.重要でないが急ぐ」、「2.重要だが急がない」の順に処理することで、納期遅延を起こさずに仕事をすることができます。

ただし、この方法だと「急ぐ」仕事ばかりに追われてしまい、「重要だが急がない」仕事に手を付ける余裕がなくなってしまうことがあるのが難点です。

2.部下や同僚と仕事を任せる

この仕事は自分しかできない」と、すべて自分で抱え込んでしまう人は、(特に中間管理職に)多いですね。

他人に仕事を任せられないと、夜中まで残業しないと終わらないだけでなく、周囲も成長しませんし、自分も新しい仕事が回ってこなくなります。

自分が成長するためには、抱えている仕事を他人に任せなければならない

仕事ができる人は、部下や後輩にどんどん仕事を教えたり、思い切って任せたりしていますね。
逆に成長できない人は、「自分の仕事が無くなる(取られる)」と他人に仕事を教えようとしません。

3.朝の時間を活用する

仕事がはかどる時間帯があるのをご存知ですか?

朝、みんなが出勤する前

朝は仕事がはかどるだろうと分かっていても、「起きられないから」なかなか実行できないものです。
でも、仕事ができる人や役員、管理職などは、早く出社して仕事を片付けたり、コミュニケーションをとったりしているのが事実です。

職場にいると、電話がかかってきたり、相談されたりして、静かに集中することができないものですが、朝の職場は、人が少なく電話もかかってこないので、「頭を使う仕事」を行うに持って来いの時間帯なのです。

4.頭を使う仕事と単純作業を交互に片付ける

頭を使う仕事ばかり行っていると、どうしても脳が付かれてきてモチベーションが低下します。
こんな時は、単純作業を挟むことで、脳を休ませつつ仕事を進めることができるのでお勧めです。

「頭を使う仕事」→「単純作業」→「頭を使う仕事」

この様に、頭を使う仕事の合間に、入力や印刷などの単純作業を挟むことで、脳を休ませて、自分自身も気分転換になるので、結果として「仕事がはかどる」ことにつながります。

(下に続く)

5.適度な休憩を取る

どんなに優秀な人でも、1~2時間仕事を行うと集中力が落ちてくるものです。

中には、「休まず気合で働く」人もいると思いますが、表情を見ると疲れきっており、効率的な仕事をしているようには見えません。

管理人おススメなのは、1時間に1回2~3分の小休止として、背伸びをしたり、コーヒーを飲んだりすることです。

大学生の頃を思い出してみると、90分間の授業が長くて、「集中力が持たない」と思っていませんでしたか?
会社の仕事だって同じで、適度にリフレッシュを挟まないと、朝から夕方まで働くことなんてできませんから。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

誰だって、好きで残業している訳ではないと思いますが、職場内を観察していると

  • いつも同じ人が夜遅くまで残っている
  • いつも定時で帰る人がいる

皆さんの職場にも当てはまるのではないでしょうか。

そして、いつも残っている人には、上記の5つの方法の反対をしているように見受けられますので、この記事を読んで、少しでも仕事を効率的に行えるようになれればと思います。