転職や定年退職で会社を辞める時には、今までお世話になった会社の人たちにお礼をしたいですね。

人の印象は、最後に行った行動が残りやすく、

終わり良ければすべて良し

ことわざの意味する通り、最後の挨拶をしっかり行うことが重要です。

今回は、社内の人向けの退職メールの書き方やマナーを解説します。

退職お礼メールが必要な2つの必要

退職お礼メール

退職の挨拶は、今までお世話になった上司や先輩、同僚、後輩に対して、感謝の気持ちを伝えるだけと思いがちですが、実は、今後もビジネスやプライベートで関わる可能性があるので、しっかりとお礼をして「良い人だった」と印象付けておく狙いもあります。

  1. お礼と感謝の気持ちを伝える
  2. 別れ際をしっかりして、良い人の印象を残す

人間の縁は不思議なもので、「この人とはもう会うことはないな」と思っていても、思いがけないところで再会することがあります。

もう、辞める会社の人などどうでもいい

このような考えでいると、いつどこでしっぺ返しが来るか分かりませんから。

お礼メールのマナー

退職お礼メールのマナー

最終出社日に送信する

社内への退職お礼メールは、退職日に送ることが望ましいですが、有給休暇を消化する場合は最後に出勤する日に送っても構いません。

また、最終出社日でも送る時間帯にも気を遣うべきで、「私的」と判断する会社もありますので、できれば昼休みや定時後など休憩時間の送信がベストですが、社内の慣習に従って(過去の退職者を参考に)送るようにしましょう。

社外へは1~2週間前

社外への送信は、会社と会社の関係上、一概には言えませんが、1~2週間前までには送っておくべきでしょう。
ただし、退職は会社の人事情報であり、いつ公開すべきかの判断は難しいので、必ず上司の許可を取ってからにします。

一斉メールにする場合宛先に気を付ける

おそらくほとんどの人が、同じ文面のメールを一斉送信すると思いますが、3つ注意点があります。

  • 宛先(TO)は空欄か自分のみを入れる
  • 退職先などは記載しない
  • 批判などは書かない

たとえ社内の人だけに送る場合でも、送信者を宛先(TO)にしてはいけません。
宛先に入れてしまうと「誰に送ったか」が分かってしまうということと、企業機密保持の観点では、メールアドレスは企業機密なので、誤って社外に流失したら会社に迷惑をかけてしまいます。

このため、TOは空欄にするか、自分のみを設定して、送信者アドレスをBCCに入れるべきです。

また、お礼メールには、退職先などを記載することを控え、どうしても伝えたい相手には、個別に伝えるようにします。

また、退職の挨拶は、感謝の気持ちを伝えることと今後の人間関係のためなので、謙虚な文面で書くことが望ましく、自慢話と捉えられるような文面は避けるようにしましょう。

(下に続く)

【文例】お礼メール

お礼メールサンプル

件名:退職のご挨拶

○○課の皆様

このたび、6月末で退社することになり、本日が最終出社日となります。
本来ならば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。

思い返せば、2009年に入社後、右も左も分からないまま、あっという間に10年の月日が過ぎてしまいました。
特に、△△プロジェクトでは、○○課の皆様にお力添えいただいたおかげで成功することができたので大変感謝しております。

今後は、この会社で培った経験を活かして、精進したいと思っております。

末筆ながら、皆様のご健勝と益々のご活躍をお祈り申し上げます。今まで、本当にありがとうございました。

転職太郎

ポイントは2つあり、

  • 謙虚にお礼や感謝の気持ちを伝える
  • できればエピソードや思い出話を織り交ぜる

最後の挨拶となるお礼メールは、「良い人が退職して残念」と思ってもらえるように文面に気を使うことが肝心です。

また、無機質な文章にならないように、具体的なエピソードなどを入れると、受け取った人もより印象に残るものです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

退職を機に、ステップアップする人もいると思います。

また、新しい会社に入る場合でも、現会社の人脈を捨てるのはもったいないです。
退職の挨拶をしっかりと行い、今後につながる関係を残しておくことが、将来のために必要なことと考えます。

【おすすめ退職関連記事】