企業から内定をもらい、入社日が近くなった頃に必要書類一覧が送られてきて、「マイナンバーカード(通知カード)」が必要と記載されていた。

「探したけど、通知カードが見当たらない・・・」

入社日までの期間が短いと、再発行の手続きをしても間に合わないことがあります。

今回は、入社日までにマイナンバーカードの発行が間に合わない時の対処法を解説します。

なぜマイナンバーカードが必要か?

マイナンバーが必要な場面

2016年から、税金の申告や社会保険の加入手続きにマイナンバーが必要になりました。
このため、就職・転職などにより入社した際に、入社手続き段階でマイナンバーを企業に通知しなければならなくなりました。

なお、マイナンバーは番号が変わるものではありませんので、一度手続きしてしまえば、翌年以降は何もする必要はありません。

マイナンバーの記載が必要な書類

会社が従業員のマイナンバーを記載しなければならないのは、主に以下の場面です。

  • 源泉徴収票
  • 支払調書
  • 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
  • 健康保険被扶養者(異動)届
  • 雇用保険被保険者資格取得届

マイナンバーの提出方法

企業にマイナンバーを提供する時は、以下の3つのいづれかの方法で行う必要があります。

  • マイナンバー(個人番号)カード
  • 通知カード+身分証明書
  • 住民票(住民票記載事項証明書)+身分証明書

ただし、住民票で確認する場合は、「マイナンバー」が記載されたものでなければなりません。
また、入社時に「住所の確認のため」に提出する住民票記載事項証明書には、マイナンバーが記載されていないものを提出することが通常ですので、マイナンバー確認用と2通用意するなどの手間がかかります。

住民票を提出する場合の注意事項
  • 住所の確認のため:マイナンバーの記載がないもの
  • マイナンバー確認のため:マイナンバーの記載があるもの

マイナンバーカードの提出が推奨される場合も

なお、企業によっては「マイナンバーカード」の提出を推奨する場合があります。
マイナンバーカードで個人番号を確認する場合、本人確認の手間が省けるメリットがあるからです。

今後も、住民票をコンビニで取得したり、金融機関に口座を開設したり必要な場面がありますので、この機会にマイナンバーカードを取得しましょう

マイナンバーカードを手に入れる方法

通知カード

通知カード(個人番号カード交付申請書)がある場合

  • 個人番号カード交付申請書
  • 本人確認書類(運転免許証、旅券、住民基本台帳カードなど、顔写真付きの公的な身分証明書1点以上。または、保険証、年金手帳など、「氏名+(生年月日or住所)」が記載された書類2点以上)
  • 写真(縦4.5cm×横3.5cm)

通知カード(個人番号カード交付申請書)を持っている場合は、インターネットでも申請ができるので、わざわざ手続きに行く手間が省けます。

インターネットでの申請は、「マイナンバーカード総合サイト」で行うことができます。

ただし注意事項があり、通知カードを受け取ってから、住所や氏名が変更になった場合は、個人番号カード交付申請書の「申請書ID」を新しい住所・氏名のIDに変更してもらわないと申請ができませんので、引っ越しなどをしたら、通知カードも忘れずに持参して手続きをしましょう。

通知カード(個人番号カード交付申請書)を紛失した場合

  • 個人番号カード交付申請書(市区町村役所でもらう)
  • 通知カード紛失届(市区町村役所でもらう)
  • 通知カードの紛失を証明する書類
  • 本人確認書類(運転免許証、旅券、住民基本台帳カードなど、顔写真付きの公的な身分証明書1点以上。または、保険証、年金手帳など、「氏名+(生年月日or住所)」が記載された書類2点以上)
  • 写真(縦4.5cm×横3.5cm)

通知カードを紛失した場合は、申請時に役所に行き、受け取り時にも行くことになるので、役所に行けるタイミングが2回以上必要ですので、スケジュールに余裕をもって申請するようにしましょう。

発行までの日数は?

マイナンバーカードを申請したら、どのくらいの日数で受け取れるかは気になりますね。

管理人もマイナンバーカードを持っていますが、2016年の制度開始と同時に申し込んだため、発行まで3か月ほどかかった記憶があります。

現在は、混雑状況にもよりますが、1か月程度で発行されるようですので(それでも長いですが・・・)、日程に余裕をもって申し込むようにしましょう。

(下に続く)

入社時にマイナンバーカードが間に合わない場合

会社から「マイナンバーカード」を指定(推奨)されることもあると思います。

ただし、マイナンバーカードは、発行までに1か月はかかりますので、内定してから申請しても間に合わないことがあります。

対処方法は、次の2通りです。

  • マイナンバーカードの発行まで待ってもらう
  • 住民票記載の個人情報で確認してもらう

次の例文のように説明して、企業側にどちらかの方法を決めてもらいます。

電話トーク例

現在、マイナンバーカードの申請をしておりますが、発行まで1か月ほどかかるため、到着次第提出させて頂きますが、取り急ぎ住民票に記載されている個人番号で代用させていただくことは可能でしょうか?

まとめ

いかがでしたでしょうか。

「入社日まであと2週間しかいのに、マイナンバーカードも通知カードもない・・・」

という状況は、結構ありうると思います。

この場合、マイナンバーカードの提出が望ましいですが、住民票(住民票記載事項証明書)でも代用は可能ですので、慌てずに採用担当者に連絡して、判断を仰ぐことが肝心です。

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