(2019-9-19更新)

内定先から提示された労働条件に納得し入社を決意したら、内定承諾書を郵送しますが、

「そういえば、添え状って何書けばいい?」

「添え状いるの?」

転職で経験者採用される以上、添え状の役割やマナーも心得ていないと、採用担当者も不安になってしまいます。

今回は、内定承諾書を送付する時の添え状のマナーや書き方を解説します。

添え状とは

挨拶文と共に書類の送り先や枚数などを記載した表紙のことで、送り状(カバーレター)とも呼ばれます。

添え状というとイメージしにくいですが、一種の明細書と思っていただければ分かりやすいと思います。

通信販売では、明細書を品物に送付しないことがありますが、仕事上で書類や品物を送る時には、添え状を送る事がビジネスマナーなので、省略をすることができません。

アピールする書類ではない

インターネットの就職・転職情報サイトでは、「添え状に抱負を書くと良い」などと記載されているものもありますが、はっきり言ってほとんど意味がありません。

なぜなら、採用担当者は添え状で同封書類の確認をしたら、封筒と添え状は処分してしまうからです。

もちろん、明細書として中身を確認する時に一緒に目は通してもらえますが、一読したら処分されるので、頑張ってアピールしても時間と共に記憶が薄れてしまいます。

このため、添え状は「本来の目的」として利用するに留め、あまり凝らずに要点のみを端的に書くようにしましょう。

添え状のポイント
  • 書類や品物を送る時に、明細として添付するもの
  • 文章は簡潔にする
  • 自己PRすべきものではない(アピールは応募書類で行うこと)

書き方のマナー

添え状は、明細書としての役割がありますが、それ以前にれっきとしたビジネスレターです。

ビジネスレターの形式に則って作成すれば外れることはありませんが、ここでは注意事項を順に説明します。

記入項目

内定承諾書送り状見本前文①日付

西暦でも元号でも構いませんが、「封筒を投函する日」にします。

ただし、内定承諾書は速やかに返送しなければならないので、承諾を決意した日か翌日までに投函することを心がけましょう。

②宛先

1行目に、会社名を正式名称で書く
2行目に、担当者名が分かっている時は「所属 担当者名」を、分からない場合「採用ご担当者」を書く。

宛先記入例
  • 転職マニュアル株式会社
    人事部人事課 山本様
  • 転職マニュアル株式会社
    採用ご担当者様

③自分の住所氏名

  • 住所
  • 氏名
  • 電話番号
  • メールアドレス

住所は都道府県も忘れずに、また、マンション名なども略さずに書きます。

内定承諾書送り状見本本文

④件名

件名だけで内容が分かることが望ましいので、具体的に書きます。

良い件名と悪い件名(例)
  • 良い件名:「内定承諾書の送付について」
  • 悪い件名:「書類送付の件」
(下に続く)

⑤内容

内容は、「前文」「主文」「末文」の3つを忘れずにいれますが、ビジネス文書に慣れている人なら、「いつもの書き方」で大丈夫です。

【前文】

前文は、「頭語」と「時候の挨拶」を書きますが、ビジネス用の定型文で構いません。

前文の記載例
  • 拝啓 貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
  • 拝啓 貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます

ここで注意することは、「拝啓」のあとに「スペース」を入れることです。

【主文】

本文のことで、2~3行で簡潔に書きましょう。
冒頭にも述べましたが、ここで抱負を書いても「捨てられる運命」なので、それほど効果はありません。

本文の見本
  • 先日は、内定を頂きましてありがとうございました。
  • 早速、内定承諾書を送付させていただきますので宜しくお願い申し上げます。
(下に続く)

⑥末文

末文には「結語」と呼ばれる締めの言葉を書きます。

書き方は、次の行に右詰で「敬具」と書きます。(イラストの通り)

内定承諾書送り状見本添付

⑦記

中央揃えでど真ん中に「記」と記入します。

⑧同封書類

「同封書類」や「送付書類」などと書きます。

⑨内定承諾書

同封書類の名称を正しく書きます。

「内定承諾書」や「入社承諾書」など、送る書類と同じ名称にします。

⑩以上

次の行の右詰で「以上」と書いて完了です。

ダウンロード

管理人オリジナルの添え状がダウンロード(Word文書)できます。

ダウンロードは送り状(内定承諾書)から

(下に続く)

まとめ

いかがでしたでしょうか。

添え状の書き方やマナーは、入社後も取引先などに送付する際に必須ですので、この機会に使い方をマスターしておきましょう。

なお、就活や転職では、次の場面で添え状が必要になりますので留意ください。

  • 応募(履歴書、職務経歴書)
  • 内定承諾
  • 入社手続き書類