(2018-9-21更新)

応募企業から内定通知をもらい、雇用条件も問題なかったので内定を承諾しようと思ったが、

そういえば

「内定承諾書はどうやって送ればいいのか?」

この時、手持ちの封筒に宛先書いて送ってしまったら残念な人になってしまいます。

今回は、内定承諾書を正しく郵送するために、封筒の書き方や送り方、添え状のマナーを解説します。

内定承諾書とは

企業からの内定を承諾し、その企業に入社する誓約書で、入社承諾書などと呼ばれることもあります。

通常は、内定通知書と共に企業から送られてきます。

封筒の選び方

まず、封筒の選び方ひとつでビジネスマナーがあるかどうか判断されてしまいますので、正しい色とサイズを選ぶ必要があります。

白封筒を選ぶ

封筒の色は、主に茶色と白色がありますが、応募書類関係は白封筒を使うことがビジネスマナーです。

このため、たとえ家に在庫があったからといって、茶封筒で送ってはいけません。

白、茶封筒の使い分けは?

封筒

【 白封筒 】
重要書類を送る時に使用するもので、ビジネスでは契約書や請求書、または挨拶状など送る時に使用します。

履歴書などの応募書類や内定承諾書も重要書類ですので、白封筒で送ります。

【 茶封筒 】
白封筒より簡易的という意味合いがあるので、ビジネスではちょっとした資料や案内状、納品書などを送る時に使用します。

茶封筒で重要書類を送ってしまうと、重要性のない書類と思われてしまいます。

封筒サイズは角形2号

次に封筒の大きさは、内定承諾書が折らずに入るサイズなら構いませんが、基本的に「角形2号(角2封筒)」を選んでおけば間違えありません。

もし、企業から内定承諾書が3つ折り封筒(長形3号、長形6号など)で送られてきた場合は、同じサイズの封筒で送り返せばOKで、この時に、あえて「角形2号」で送り返したら、嫌みと思われますので・・・。

内定承諾書の封筒まとめ
  • 白封筒
  • 角形2号(角2封筒)

封筒への入れ方と書き方

内定承諾書はクリアファイルに入れる

封筒には、①添え状、②内定承諾書の順に入れますが、郵送途中に折れたり濡れたりしないように、①~②をクリアファイルに入れます。

図にすると次のようになります。
内定承諾書ファイル方法

もし、企業から内定承諾書がクリアファイルに入れられて送られて来たら、同じクリアファイルに入れて送り返せばよく、あえて新しいクリアファイルで送ることはしなくて良いです。

添え状は、挨拶と同封書類明細としての役割がありますが、採用担当者も同封書類確認後に、添え状を捨ててしまうので、あまり凝らずに端的に書きます。

添え状見本はここをクリック

宛先の書き方

宛先の書き方にも、最低限守らないといけないマナーがあります。

封筒への宛先などの記入は、字が下手だからといってパソコンで印刷はしないで、サインペンか毛筆を使い、手書きで書きます。

表面の記入方法

【 表面記入サンプル 】
内定承諾書封筒表面

住所は略さない

たとえ同一都道府県であっても、住所は都道府県からビル名も略さず、丁目や番地も「〇丁目〇番地〇号」と書きます。

【番地の記入例】

誤)東京都○○区○○町1-2-3

正)東京都○○区○○町1丁目2番地3号

会社名は正式名称で

会社名も「株式会社○○」などと正式名称で書きます。
特にカタカナの会社名の場合は、「コカ・コーラ」のように「・」の漏れがないように書きます。

【会社名の記入例】

誤)転職マニュアル(株)

正)転職マニュアル株式会社

宛名は御中と様どちらがいい?

宛名の敬称は、人事課などの組織の場合は「御中」で、担当者名が分かっている場合は「様」と書きます。

【宛先の記入例】

転職マニュアル株式会社 人事部御中

転職マニュアル株式会社 人事部 山田様

内定承諾書在中

左下に赤か朱色で内定承諾書在中と記入します。

裏面の記入方法

【裏面記入サンプル】
封筒裏面記入方法

左上に日付

裏面にポストに入れる日付を記入します。
これは内定承諾日の意味合いがあるので、忘れずに記入してください。

自分の住所も略さないで書く

自分の住所も、都道府県からマンション名なども略さずに書きます。

封は両面テープがベター

書類を全部入れた後の封は、両面テープが望ましいですが、ない場合はのり付けでも大丈夫です。(のり付けの場合は、凸凹にならないように、定規などを使って平にします)

最後に、「緘」か「〆」と封緘をします。

(下に続く)



郵便料金は?

角形2号で送る時は、郵便料金の分類が「定形外郵便物(規格内)」です。

定形外郵便物(規格内)の郵便料金

定形外郵便物(規格内)の郵便料金は、重さで次のように決まっています。

50グラムまで・・・120円
100グラムまで・・・140円
150グラムまで・・・205円

実際の郵便料金は?

メーカーによって重さが異なりますが、およその重さは次の通りです。
角型2号・・・約15グラム
A4用紙・・・約4グラム
クリアファイル・・・約20~25グラム

では、内定承諾書を送る場合は、

封筒(15グラム)+A4用紙(4グラム×2枚)+クリアファイル(20~25グラム)=43~48グラム

なんとも微妙な重さになってしまいました。

郵便局の窓口で払う時は、重量を計ってもらうので間違えないですが、時間外や郵便局が近くになく重量が計れない時は、140円切手を貼った方が無難だと思います。

なお、140円切手を1枚貼付することが望ましいですが、手持ちにない場合は「120円+20円」などの組み合わせで、2枚までに収めておきましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

内定承諾書の送付ひとつ見ても、人事の人たちには、ビジネスマナーがある人物かどうか分かってしまいます。

内定承諾書は、今後、何年~何十年お世話になる会社に送る訳ですから、恥ずかしい送り方をしたら、人事の人たちに笑われてしまいますので、この機会に正しい送り方をマスターしましょう。

また、この記事で紹介した封筒の選び方や宛先の書き方、添え状の使用方法などは、今後、会社で働く上で必要なビジネスマナーですので、入社後も活かしていただければと思います。