会社で働いていると、上司へお願いしたり相談したりすることがありますね。

メールでお願いするときは、口頭の場合と異なり文章として残るので、しっかりとしたビジネスマナーで送りたいですね。

今回は、上司にメールでお願いするときのマナーと例文を解説します。

お願いメールのマナー

件名は具体的に分かりやすく

上司へメールを送るときには、件名にも気を付けることがポイントです。

まず、次の2つの件名を見比べてください。

  • 件名：お願い
  • 件名：〇〇プロジェクトのスケジュールについてお願い

両方を見比べてみると、上の例より下の例の方が分かりやすいですね。

メールを受信すると、件名の一覧が表示されて、読みたい件名をクリックすると中身を読めるようになっているので、件名を見ただけで内容が推測できるように工夫することがベストです。

特に、上司の人たちは、1日100通のメールを受信することもザラですから、タイトルで内容が分からないと見落としてしまうこともあり得ます。

実際に、管理職の人たちは会議などで忙しく、デスクで落ち着いてメールを見る時間が少ないので、差出人や件名を見て「読むか読まないか」を判断して振り分けすることが多いです。

【注意事項】

お願いメールで、「つい」やってしまう間違えがあります。

  • 別件のメールで「ついでに」願いすること
  • 1つのメールであれもこれもすること

例えば、別件の末尾に「ところで、○○プロジェクトについてお願いがあるのですが」などと、関係ないメールの返信としてお願いごとをする人がいます。

これは困りもので、上司側は見落とすこともあれば、後から読み返したいときに検索できなくなってしまうことがあります。

「1週間前に相談されたメールを読み返そうと思っても見つからない」

上司は、結果が出てから振り返ることがありますが、別件のメールで「ついでに」お願いされてしまったら、後日検索しても見つからない事態が起きてしまうので、「1つのメールで内容は1つ」が鉄則です。

1つのメールで、あれもこれも書いてしまう「マルチタスク的なメール」は、上司が嫌うメールですので、間違えても使うことが無いように気をつけましょう。

内容は簡潔に書く

上司へのメールは、お願いだけでなく報告などの場合も同じですが、「簡潔」に書くことが重要です。

基本的に、上司へのメールは、次の3つの順番で書くことが理想です。

  • 本題
  • 理由
  • 背景・説明など

皆さんに知って欲しいことは、「回りくどい表現」は一切不要で、ストレートにお願いごとを書くことが重要です。

ビジネスでは、「結論から書く（話す）」と聞いたことがあると思いますが、ハッキリ言って、長い文章でダラダラ書かれているメールは読むだけでウンザリします。

管理人も依頼メールなどを受けることがありますが、結論から書いてない場合は、スルーするか適当に対応してしまいます。

実際に、上司は部下のメールを見て、「この人は仕事ができる」のか判断することがあり、ダラダラと文章を書く人は「要点をまとめる能力に欠ける人」と判断されることもあるので注意しましょう。

丁寧な敬語を使うこと

上司にお願いメールを送る場合は、失礼のない丁寧な敬語を使うことが原則です。

たとえ上司とフレンドリーな関係だったとしても、お願いメールは「プライベート」な関係を離れ「仕事」として送るべきです。

【お願いに使う敬語（例）】

  • お手数ですが
  • ご面倒ですが
  • よろしくお願いいたします
  • 宜しくお願い申し上げます
  • ご確認していただけないでしょうか

上司に依頼をするときには、フラットな雰囲気の職場であっても丁寧な敬語を使うことをお勧めします。

特に、メールは転送したり、途中からCCに誰かを追加したりすることがあるので、くだけた文面で送ってしまうと、上司の顔を潰してしまう恐れがあるので気をつけましょう。

お願いメールの書き方

「宛名」は会社のルールに従う

宛名の書き方は会社によって独自ルールがあるので、会社のルールに従って書きます。

  • 山田課長
  • 山田K殿
  • （山田K）

宛名については、お願いメールであろうが日常的な報告メールであろうが区別をすることなく、普段通りの使い方で問題ありません。

「書き出し」は簡潔に

書き出しにも会社の独自ルールがあることが多いですが、基本的には社内メールは簡潔に書くのがベストです。

例えば、社外メールでは必須の「お世話になっております」は使わず、「お疲れ様です」などと書くことが多いです。

なお、ビジネスメールでは、挨拶を目的としたメールを除き「時候の挨拶」は不要です。

「本文」は簡潔に

本文は上記でご説明した通り、「本題」「理由」「背景・説明」などの順番に書きますが、

  • 本題：結論から簡潔に書く
  • 理由：費用対効果など数字を織り交ぜて書く
  • 背景・説明：ライバル社や市場の動向など、データを用いて納得できる説明を書く

なお、資料などを本文に書くとメールが長くなってしまうときは、添付ファイルとして送信するなどの工夫をしましょう。

【例文】上司へのお願いメール

上司へのお願いメール（例）

件名：〇〇社向け契約書ご確認依頼

山田課長

お疲れ様です。

〇〇社との△△販売契約について、契約書（案）を作成いたしましたので、お手数ですがご確認の程お願い申し上げます。

今回の契約では、利益率が10％と低いですが、〇〇社は□□分野で強いシェアを持っており、今回の契約を機に長期的なお付き合いができればと考えております。

今後の売り上げ見込みについては、添付資料をご覧いただければと存じます。

以上、よろしくお願いいたします。

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【例文付き】会社で教えてくれないビジネスメールの基本とマナー

（下に続く）

まとめ

いかがでしたでしょうか。

仕事をしていると、上司にお願いをすることがあると思います。
この時、口頭でのお願いと同じ感覚でメールを送ってしまうと、上司の気分を害してしまうだけでなく、あなたのビジネスマナーも疑われてしまいます。

「親しき仲にも礼儀あり」

ことわざにある通り、公私の区別をつけてメールを送るようにしましょう。

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