(2019-7-17更新)

就活、転職、またはアルバイトの応募で、企業に履歴書を送付する時のマナーってご存知ですか?

「市販の履歴書に入っている封筒で送っている」

思い込みや間違った送り方をしてしまうと、それだけで不合格になることもあります。

今回は、企業の求人に応募する時の正しい履歴書郵送方法を解説します。

履歴書郵送時に入れる応募書類は?

書類選考をしてもらうために一緒に送る書類は次の通りです。

【社員、契約、派遣社員の場合】

  1. 添え状
  2. 履歴書
  3. 職務経歴書

1~3の順に重ねてクリアファイルに入れます。

【パートタイム、アルバイトの場合】

  1. 添え状(事務職のとき)
  2. 履歴書

なお、パートタイムやアルバイトの場合は、基本的に履歴書だけ送れば大丈夫ですが、事務職などデスクワークの仕事の場合は添え状も送った方が、印象が良くなります。

1.添え状

添え状とは、送り状やカバーレターとも呼ばれ、挨拶文と共に書類の送り先や枚数などを記載した表紙のことをいい、一種の明細書と思っていただければ分かりやすいと思います。

社員、契約社員の応募では、添え状を同封することがマナーであり、ビジネスの世界では書類などを送る時には、書類と共に添え状を送付する事がビジネスマナーですので、就職後の仕事でも使えるようにマスターしておきましょう。

なお、パートタイムやアルバイトの場合は、事務職を除いて添え状は不要です。

添え状見本(別タブで画像ファイルが開きます)

2.履歴書

履歴書は使い回しをせず、新しいものを郵送しましましょう。
また、履歴書郵送前に、注意点を確認しておきます。

日付

印刷日ではなく、ポストに入れる日付を記入します。(面接に持参する時は、面接日)

写真

写真を使い回しする人がいますが、剥がした時のシワで再利用がバレてしまいますよ。

また、写真は剥がれ落ちても誰のか分かるように、裏面に氏名を記入します。

貼り付けるときは、両面テープがきれいに貼れます。
のり付けしてしまうと、裏面が凸凹になるのでお勧めできません。

3.職務経歴書

職務経歴書の印刷するときは、次の内容に注意します。

フッターにページ番号を入れる

ページ番号は、企業でコピーやファイルするときに、バラバラになっても分かるようにするためです。

ページ番号は、1,2とページ番号のみにせず、1/2,2/2と「(ページ番号)/(総ページ数)」形式にします。

ホチキスでなくクリップで留める

職務経歴書が複数枚のある場合は、左上にクリップ留めをします。

間違えても、ホチキス止めはダメです。
多くの企業は応募書類をコピーするので、ホチキスで止まっていると外す手間がかかるからで、採用担当者に余計なことをさせない気配りが好感度アップにつながります。

封筒の選び方と記入方法

コンビニや文房具屋で市販の履歴書を購入すると、郵送用に細長い封筒(長形4号)が付いていますが、これはパートタイムやアルバイトの応募用の封筒なので、正社員の応募では使うものではありません。

白の角2封筒を選ぶ

応募書類を送るときは、折らずに入る白色の「角形2号(角2)」が最適です。

ただし、パートやアルバイトの応募なら、履歴書を三つ折りで送ることもマナー違反ではありませんので、その場合、白色の「長形3号」で送っても構いません。

なお、業種や職種により作品などを一緒に送るときは、それらが入る大きいものを使用しますが、封筒の色は「白色」がベストです。

封筒サイズの選び方
  • 社員、契約、派遣社員:角形2号
  • パートタイム、アルバイト:角形2号(折らない)か、長形3号(三つ折り)

封筒へはクリアファイルで入れること

封筒には、①添え状、②履歴書、③職務経歴書の順に入れますが、郵送途中に折れたり濡れたりしないように、①~③をクリアファイルに入れます。

このクリアファイルに入れることが重要で、「大切な書類を保護する」という気遣いができることの証だからです。

図にすると次のようになります。

履歴書ファイル方法

宛名は手書きでサインペンか毛筆を使う

次は、封筒への書き方です。

封筒への宛先などは、字が下手だからと言ってパソコンで印刷をせず、手書きで丁寧に楷書で記入します。

大きい封筒に書くときは、ボールペンだと薄すぎるため、サインペンか毛筆が望ましいです。

(下に続く)

表面の記入方法

【表面記入サンプル】

履歴書封筒表面

応募書類在中

表面は、まず左下に赤か朱色で「応募書類在中」、または「履歴書在中」と記入かスタンプします。

住所は略さない

住所は都道府県から番地まで、略さずに正式名称で書きます。

【住所の省略(例)】

  • 誤)東京都○○区○○町1-1-1
  • 正)東京都○○区○○町1丁目1番地1号

会社名は正式名称で

会社名も「株式会社○○」などと正式名称で書きます。

【株式会社の省略(例)】

  • 誤)転職マニュアル(株)
  • 正)転職マニュアル株式会社

特にカタカナの会社名の場合、「コカ・コーラ」のような「・」も会社名なのでお忘れなく!

社名を間違えた場合は、「会社名を間違えるなんてとんでもない」と即不合格となる企業もあるのでくれぐれも注意してください。

宛名

宛名の敬称は、人事課などの組織の場合は「御中」で、担当者名が分かっている場合は「様」と書きます。

【御中と様の使い分け(例)】

  • 人事部人事課 御中
  • 人事部人事課 山田様
(下に続く)

裏面の記入方法

【裏面記入サンプル】

履歴書封筒裏面

左上に日付

裏面にポストに入れる日付を記入し、印象アップしましょう。

差出人住所氏名

自分の住所も、都道府県から略さずに書きます。

こういう細かいところも、採用担当者は見ているものです。

封は両面テープがベター

書類を全部入れた後の封は、両面テープが望ましいですが、ない場合はノリ付けでも大丈夫です。

最後に、「緘」か「〆」と封緘をします。
履歴書は重要書類なので「緘」がいいと考えていますが、最近は「〆」でもいいのかなって思うようになりました。

(下に続く)

郵便料金は?

履歴書を送る時は、郵便料金の分類が「定形外郵便物(規格内)」です。

定形外郵便物(規格内)の郵便料金

定形外郵便物(規格内)の郵便料金は、重さで次のように決まっています。

  • 50グラムまで:120円
  • 100グラムまで:140円
  • 150グラムまで:205円

履歴書1通の郵便料金は140円

メーカーによって重さが異なりますが、およその重さは次の通りです。

  • 角型2号・・・約15グラム
  • A4用紙・・・約4グラム
  • クリアファイル・・・約20~25グラム

例えば、履歴書と職務経歴書を送る場合は、添え状1枚、履歴書2枚、職務経歴書2枚として

封筒(15グラム)+A4用紙(4グラム×5枚)+クリアファイル(20~25グラム)=55~60グラム

郵便料金一覧
  • 社員、契約、派遣社員:140円
  • パートタイム、アルバイト:120円(角形2号)、82円(長形3号)

 

なお、切手は何枚も貼らずに、できるだけぴったりの金額で1枚にしましょう!

(下に続く)

まとめ

いかがでしたでしょうか。

履歴書の送り方や封筒の記入方法をご説明しましたが、面倒くさいと感じた人もいると思います。

企業は、求人を出したときに、応募者から送られてきた封筒や応募書類を見て、「会って話を聞く」か「不採用」を振り分けてしまいます。

この封筒や添え状から、応募者のマナーを推測することができるので、「送り方も知らないのか」とマナーが無い人を不採用にしてしまうことも考えられるからです。

マナーが無い人で書類選考で落ちてしまうなんて損ですから、恥ずかしくない履歴書の送り方で内定を勝ち取りましょう。