(2019-8-12更新)

企業に履歴書を送る時にもビジネスマナーがあるのをご存知ですか?

「市販の履歴書に入っている封筒で送っている」

「送り状っているの?」

アルバイトへの応募ならまだしも、就活や転職で思い込みや間違った送り方をしてしまうと、それだけで不合格になることもあるんです。

今回は、求人に応募する履歴書の送り方と封筒の書き方を解説します。

履歴書郵送時方法

履歴書の郵送方法が重要な理由

求人に応募するために履歴書を郵送することを、安易に考えてはいけません。

たかが履歴書を送るだけでしょ?

このように考えている人もいると思いますが、採用担当者はあなたに会ったことがため、応募者がどんな人物かの情報がなく、送られてきた封筒や履歴書から判断するしかないのです。

  • 「ずいぶん雑な人間だな」
  • 「キッチリしてそう」

正しいマナーを持って履歴書を送ることで好印象を持ってもらえますし、逆なら、悪い印象を与えてしまうことになり兼ねません。

それでは、正しい郵送方法を順に解説しますので、ぜひ実践して書類選考の通過を勝ち取りましょう。

同封する応募書類は?

まず、社員の求人で「履歴書だけ」を送るということはありません。

企業に書類を郵送することは、ビジネス文書をしての体裁を整えていなければならないので、手間に感じると思いますが、最低限のマナーが必要です。

具体的には、企業に選考をしてもらうために同封する書類を、以下にまとめておきます

【社員、契約、派遣社員の場合】

  1. 添え状
  2. 履歴書
  3. 職務経歴書(新卒者以外)
  4. エントリーシート(新卒者:必要な場合)

1~4の順に重ねてクリアファイルに入れます。

【パートタイム、アルバイトの場合】

  1. 添え状(事務職のとき)
  2. 履歴書

なお、パートタイムやアルバイトの場合は、基本的に履歴書だけ送れば大丈夫ですが、事務職などデスクワークの仕事の場合は添え状も送った方が、印象が良くなります。

1.添え状

添え状とは、送り状やカバーレターとも呼ばれ、挨拶文と共に書類の送り先や枚数などを記載した表紙のことをいい、一種の明細書と思っていただければ分かりやすいと思います。

社員、契約社員の応募では、添え状を同封することがマナーであり、ビジネスの世界では書類などを送る時には、書類と共に添え状を送付する事がビジネスマナーですので、就職後の仕事でも使えるようにマスターしておきましょう。

なお、パートタイムやアルバイトの場合は、事務職を除いて添え状は不要です。

添え状見本(別タブで画像ファイルが開きます)

2.履歴書

履歴書は使い回しをせず、毎回新しいものを使うか印刷します。
ここでは、間違えやすい注意点を確認しておきます。

日付

履歴書の一番上に、「令和元年8月1日現在」と日付を書く欄があります。

日付はいつにする?
  • 郵送:ポストに投函する日(郵便局の窓口に出す日)
  • 持参:面接日

この日付は、「いつ時点の情報なのか」を明確にするために重要なもので、古い日付での記入や空欄のまま提出するようでは、ビジネスの遂行能力が疑われてしまいます

なお、ビジネス上の書類では、「いつ現在」というのを明確にすることが多く、例えば、入社後に資料を作成する時も「いつの時点の情報・データ」なのか時間軸を意識するように心掛けましょう。

写真

写真を使い回しする人がいますが、剥がした時のシワで再利用がバレてしまいますよ。

また、写真は剥がれ落ちても誰のか分かるように、裏面に氏名を記入します。

貼り付けるときは、両面テープがきれいに貼れます。
のり付けの場合、粘着力が弱く剥がれてしまったり、裏面が凸凹になったりするので勧めできません。

3.職務経歴書

職務経歴書の印刷するときは、次の内容に注意します。

フッターにページ番号を入れる

ページ番号は、企業でコピーやファイルするときに、バラバラになっても分かるようにするためです。

【ページ番号の振り方】

  • 誤:「1」「2」と番号のみを入れる
  • 正:「1/2」「2/2」と「(ページ番号)/(総ページ数)」と総ページを分かるように入れる

ホチキスでなくクリップで留める

職務経歴書が複数枚のある場合は、左上にクリップ留めをします。

間違えても、ホチキス止めはダメです。
多くの企業は応募書類をコピーするので、ホチキスで止まっていると外す手間がかかるからで、採用担当者に余計なことをさせない気配りが好感度アップにつながります。

封筒の選び方と記入方法

コンビニや文房具屋で市販の履歴書を購入すると、郵送用に細長い封筒(長形4号)が付いていますが、これはパートタイムやアルバイトの応募用の封筒なので、正社員の応募では使うものではありません。

白の角2封筒を選ぶ

応募書類を送るときは、折らずに入る白色の「角形2号(角2)」が最適です。

ただし、パートやアルバイトの応募なら、履歴書を三つ折りで送ることもマナー違反ではありませんので、その場合、白色の「長形3号」で送っても構いません。

なお、業種や職種により作品などを一緒に送るときは、それらが入る大きいものを使用しますが、封筒の色は「白色」がベストです。

封筒サイズの選び方
  • 社員、契約、派遣社員:角形2号
  • パートタイム、アルバイト:角形2号(折らない)か、長形3号(三つ折り)

封筒へはクリアファイルで入れること

封筒には、①添え状、②履歴書、③職務経歴書の順に入れますが、郵送途中に折れたり濡れたりしないように、①~③をクリアファイルに入れます。

このクリアファイルに入れることが重要で、「大切な書類を保護する」という気遣いができることの証だからです。

【クリアファイルの目的】

  • 雨などの水濡れから守る
  • 書類を折れやシワ防止
  • 汚れから守る
  • 大切な書類であることを示すため

図にすると次のようになります。

履歴書ファイル方法

宛名は手書きでサインペンか毛筆を使う

次は、封筒への書き方です。

封筒への宛先などは、字が下手だからと言ってパソコンで印刷をせず、手書きで楷書にて記入します。
大きい封筒に書くときは、ボールペンだと薄すぎるため、サインペンか毛筆が望ましいです。

ここでのポイントは、字の上手い下手ではなく、「丁寧に書くこと」が重要なので、上手でも崩して書いたら印象が悪くなってしまいます。

(下に続く)

表面の記入方法

封筒への書き方で、「その人の性格」が読み取れてしまうことがあるので、高評価のための注意点を解説します。

【表面記入見本】

履歴書封筒表面

応募書類在中

表面は、まず左下に赤か朱色で「応募書類在中」、または「履歴書在中」と記入かスタンプします。

住所は略さない

住所は都道府県から番地まで、略さずに正式名称で書きます。

【住所の省略(例)】

  • 誤)東京都○○区○○町1-1-1
  • 正)東京都○○区○○町1丁目1番地1号

会社名は正式名称で

会社名も「株式会社○○」などと正式名称で書きます。

【株式会社の省略(例)】

  • 誤)転職マニュアル(株)
  • 正)転職マニュアル株式会社

特にカタカナの会社名の場合、「コカ・コーラ」のような「・」も会社名なのでお忘れなく!

社名を間違えた場合は、「会社名を間違えるなんてとんでもない」と即不合格となる企業もあるのでくれぐれも注意してください。

宛名

宛名の敬称は、人事課などの組織の場合は「御中」で、担当者名が分かっている場合は「様」と書きます。

【御中と様の使い分け(例)】

  • 人事部人事課 御中
  • 人事部人事課 山田様
(下に続く)

裏面の記入方法

【裏面記入見本】

履歴書封筒裏面

左上に日付

裏面にポストに入れる日付を記入し、「いつ発送したか」を明確にします。
また、日付を記入することで「しっかりした人」と好印象が狙えることも。

差出人住所氏名

自分の住所も、都道府県から略さずに書きます。

こういう細かいところも、採用担当者は見ているものです。

封は両面テープがベター

書類を全部入れた後の封は、両面テープが望ましいですが、ない場合はノリ付けでも大丈夫です。

最後に、「緘」か「〆」と封緘をします。
履歴書は重要書類なので「緘」が望ましいですが、「〆」でも問題ありません。

最後に、郵送前に記入漏れが無いかチェックしましょう。

(下に続く)

郵便料金は?

履歴書を送る時は、郵便料金の分類が「定形外郵便物(規格内)」です。

定形外郵便物(規格内)の郵便料金

角型2号で送る時は、「定形外郵便物(規格内)」になりますので、郵便料金は重さで次のように決まっています。

  • 50グラムまで:120円
  • 100グラムまで:140円
  • 150グラムまで:205円

履歴書郵送時の郵便料金は140円

メーカーによって重さが異なりますが、およその重さは次の通りです。

  • 角型2号・・・約15グラム
  • A4用紙・・・約4グラム
  • クリアファイル・・・約20~25グラム

例えば、履歴書と職務経歴書を送る場合は、添え状1枚、履歴書2枚、職務経歴書2枚として

封筒(15グラム)+A4用紙(4グラム×5枚)+クリアファイル(20~25グラム)=55~60グラム

郵便料金一覧
  • 社員、契約、派遣社員:140円
  • パートタイム、アルバイト:120円(角形2号)、82円(長形3号)

 

なお、切手は何枚も貼らずに、できるだけぴったりの金額で1枚にしましょう!

(下に続く)

まとめ

いかがでしたでしょうか。

履歴書の送り方と封筒の書き方をご説明しましたが、「細かいな」「倒くさい」と感じた人もいると思います。

企業は、求人を出したときに、応募者から送られてきた封筒や応募書類を見て、「会って話を聞く」か「不採用」を振り分けてしまいます。

この封筒や添え状から、応募者のマナーを推測することができるので、「送り方も知らないのか」とマナーが無い人を不採用にしてしまうことも考えられるからです。

マナーが無い人と思われ、書類選考で落ちてしまうなんて損ですから、正しい履歴書の郵送方法を身に付けておきましょう。