(2018-9-23更新)

転職やアルバイトで、企業に履歴書を送付するときのマナーってご存知ですか?

「市販の履歴書に入っている封筒で送っている」

思い込みや間違った方法で送ってしまうと、それだけで不合格になることもあります。

今回は、求人企業に直接応募する時の履歴書郵送方法のマナーを解説します。

履歴書郵送時に入れる応募書類は?

書類選考をしてもらうために一緒に送る書類は次の通りです。

【社員、契約、派遣社員の場合】

  1. 添え状
  2. 履歴書
  3. 職務経歴書

1~3の順に重ねてクリアファイルに入れます。

【パートタイム、アルバイトの場合】

  1. 添え状(事務職のとき)
  2. 履歴書

なお、パートタイムやアルバイトの場合は、基本的に履歴書だけ送れば大丈夫ですが、事務職の仕事の場合は添え状も送った方が、印象が良くなります。

1.添え状

添え状とは、送り状やカバーレターとも呼ばれ、挨拶文と共に書類の送り先や枚数などを記載した表紙のことをいい、一種の明細書と思っていただければ分かりやすいと思います。

社員、契約社員の応募では、添え状を同封することがマナーであり、ビジネスの世界では書類などを送る時には、書類と共に添え状を送る事が一般的(ビジネスマナー)なので、応募だけでなく今後の仕事でも必要になります。

なお、パートタイムやアルバイトの場合は、事務職を除いて添え状は不要です。

添え状見本(別タブで画像ファイルが開きます)

2.履歴書

履歴書は使い回しをせず、郵送前に次の点を確認します。

日付

印刷日ではなく、ポストに入れる日付を記入します。(面接に持参する時は、面接日)

写真

写真を使いまわしする人がいますが、剥がした時のシワで再利用がかわるものです。

また、写真は剥がれ落ちた時のために、裏面に氏名を記入します。

貼り付けるときは、両面テープがきれいに貼れます。
のり付けしてしまうと、裏面が凸凹になるのでお勧めできません。

3.職務経歴書

職務経歴書の印刷するときは、次の内容に注意します。

フッターにページ番号を入れる

ページ番号は、企業でコピーやファイルするときに、バラバラになっても分かるようにするためです。

ページ番号は、1,2とページ番号のみにせず、1/2,2/2と「(ページ番号)/(総ページ数)」形式にします。

ホチキスでなくクリップで留める

職務経歴書が複数枚のある場合は、左上にクリップ留めをします。

間違えても、ホチキス止めはダメです。
多くの企業は応募書類をコピーするので、ホチキスで止まっていると外す手間がかかるからで、採用担当者に余計なことをさせない気配りが好感度アップにつながります。

封筒サイズや色の選び方と書き方

コンビニや文房具屋で市販の履歴書を購入すると、郵送用に細長い封筒(長形4号)が付いていますが、これはパートタイムやアルバイトの応募用の封筒なので、正社員の応募では使うものではありません。

白封筒を使用

封筒は白色で、応募書類が折らずに入る、「角形2号(角2)」がベターです。

また、業種や職種により作品などを一緒に送るときは、それらが入る大きいものを使用します。

封筒サイズの選び方
  • 社員、契約、派遣社員:角形2号
  • パートタイム、アルバイト:角形2号(折らない)か、長形3号(三つ折り)

封筒への入れ方

封筒には、①添え状、②履歴書、③職務経歴書の順に入れますが、郵送途中に折れたり濡れたりしないように、①~③をクリアファイルに入れます。

図にすると次のようになります。

履歴書ファイル方法

宛名は手書きでサインペンか毛筆を使う

次は、封筒への書き方です。

封筒への宛先などの記入は、頑張ってパソコンで印刷をしようとせず、下手でもゆっくりと丁寧に記入します。
記入は、ボールペンだと薄すぎるので、サインペンか毛筆が望ましいです。

表面の記入方法

【表面記入サンプル】

履歴書封筒表面

応募書類在中

表面は、まず左下に赤か朱色で「応募書類在中」、または「履歴書在中」と記入かスタンプします。

住所は略さない

住所は都道府県から略さずに正確に書きます。

誤)東京都○○区○○町1-1-1

正)東京都○○区○○町1丁目1番地1号

会社名は正式名称で

会社名も「株式会社○○」などと正式名称で書きます。

誤)転職マニュアル(株)

正)転職マニュアル株式会社

特にカタカナの会社名の場合、「コカ・コーラ」のような「・」も会社名なのでお忘れなく!

社名を間違えた場合は、「会社名を間違えるなんてとんでもない」と即不合格となる企業もあるのでくれぐれも注意してください。

宛名

宛名の敬称は、人事課などの組織の場合は「御中」で、担当者名が分かっている場合は「様」と書きます。


裏面の記入方法

【裏面記入サンプル】

履歴書封筒裏面

左上に日付

裏面にポストに入れる日付を記入し、印象アップしましょう。

差出人住所氏名

自分の住所も、都道府県から略さずに書きます。

こういう細かいところも、採用担当者は見ているものです。

封は両面テープがベター

書類を全部入れた後の封は、両面テープが望ましいですが、ない場合はノリ付けでも大丈夫です。

最後に、「緘」か「〆」と封緘をします。
履歴書は重要書類なので「緘」がいいと考えていますが、最近は「〆」でもいいのかなって思うときもあります。

(下に続く)



郵便料金は?

履歴書を送る時は、郵便料金の分類が「定形外郵便物(規格内)」です。

定形外郵便物(規格内)の郵便料金

定形外郵便物(規格内)の郵便料金は、重さで次のように決まっています。

50グラムまで・・・120円
100グラムまで・・・140円
150グラムまで・・・205円

履歴書1通の郵便料金は140円

メーカーによって重さが異なりますが、およその重さは次の通りです。
角型2号・・・約15グラム
A4用紙・・・約4グラム
クリアファイル・・・約20~25グラム

では、履歴書と職務経歴書を送る場合は、添え状1枚、履歴書2枚、職務経歴書2枚として

封筒(15グラム)+A4用紙(4グラム×5枚)+クリアファイル(20~25グラム)=55~60グラム

郵便料金一覧
  • 社員、契約、派遣社員:140円
  • パートタイム、アルバイト:120円(角形2号)、82円(長形3号)

なお、切手は何枚も貼らずに、できるだけ1枚にしましょう!